Meetings provide the first, the most frequently repeated, and the most pervasive opportunity we have to walk our talk. […] If how we speak to our coworkers and our customers during meetings doesn’t match up with the values poster up on the wall, everyone can see that our organization lacks integrity.
J. Elise Keith, «Where the Action is»
Typische Situationen zur Überarbeitung von Meetings
«ÜbervOLLE AGENDA»
Sam ist seit kurzem Führungskraft. Jetzt platzt ihre Agenda aus allen Nähten – Meetings mit Vorgesetzten, Projektleiterinnen, Kunden, Mitarbeitenden und Experten schlucken jede Minute Zeit, die sie sich doch für strategische Aufgaben reservieren wollte. Oft muss sie während der Meetings am Laptop noch Mails bearbeiten – und auch so kann sie selten vor sieben Uhr Feierabend machen. Wie bekommt Sam die Kontrolle über ihre Agenda zurück?
«ZU WENIG MITDENKEN»
David wünscht sich, dass seine Mitarbeitenden sich etwas mehr engagieren und Verantwortung übernehmen. In Meetings ist er oft der einzige der spricht: Ziele vorstellen, Entscheide kommunizieren, Woche planen. Gerne möchte er, dass sich die Mitarbeitenden in den Meetings mehr beteiligen, Vorschläge einbringen, kritische Fragen stellen oder sich am Finden von Lösungen konstruktiv beteiligen. Wie kann er sein Team dazu motivieren?
«InFORMATIONSFLUSS OPTIMIEREN»
In Michelles Organisation läuft es rund, aber die Führungskräfte sind am Limit. Immer wieder hört sie, dass es einfach zuviele Meetings gibt und dass die eigentliche Arbeit nach Feierabend erledigt werden muss. Wie kann Michelle die Meetings ihrer Organisation «entschlacken», so dass die Führungskräfte entlastet und die Informationsflüsse seitwärts, nach oben und unten effizienter werden?
Sie wünschen sich
- Eine effiziente Nutzung der Zeit, welche in Meetings verbracht wird?
- Mitarbeitende, welche sich in den Meetings einbringen, weil sie wissen, dass ihre Beiträge auch Wirkung entfalten?
- Eine Schärfung der bestehenden Meetings, so dass sich aus den bestehenden Informationsformaten wieder ein sinnvoll zusammenspielendes Ganzes ergibt?
- Eine Entschlackung ihrer Agenda, so dass sie mehr Zeit für strategische oder operative Aufgaben finden?
- Meetings, in welchen eine positive Organisationskultur gelebt wird und welche die Werte ihrer Organisation reflektieren?
- Impulse, um mit neuen Formaten die Beteiligung oder das Engagement von Mitarbeitenden in Meetings zu fördern?
Mein Angebot im Bereich «Überarbeitung von Meetings»
Workshop 1: Platz in der Agenda schaffen
Zielgruppe: Führungskräfte, kleinere Teams
Zeitbedarf: 2h für Einzelcoaching, Halbtag für Team
Fokus
- Analyse aller momentan bestehenden Meetings in der Agenda in Hinblick auf Nutzen (Return-On-Time-Invested)
- Verborgener Nutzen (Soziales, kulturelle Botschaften, ungeschriebene Regeln…) im Auge behalten
- Ausloten des Handlungsspielraums und Ableitung von nächsten Schritten
Sie erhalten folgende Ergebnisse
- Eine Übersicht, welche Meetings in ihrer Agenda aus ihrer Sicht für welchen Zweck nötig und sinnvoll sind
- Konkrete Ideen, wie sie den Nutzen dieser Meetings maximieren können
- Gemeinsam erarbeitete Vorschläge, die Sie entweder direkt umsetzen oder mit denen Sie auf MeetingorganisatorInnen zugehen können
Workshop 2: Effektive Meetings-Konzeption auf Organisationsebene
Zielgruppe: Teams, Organisationen
Zeitbedarf: Halbtag bis Ganztag, je nach Anzahl Meetings
Fokus
- Zielsetzung der Meetings mit Blick auf den Zweck der Organisation schärfen (Meta-Ebene)
- Rollen und gegenseitig Erwartungen für jedes Meeting klären
Vorgehen
- Durch meinen Blick von aussen stelle ich Ihnen Fragen, die das «Selbstverständliche» challengen und neue Möglichkeiten aufdecken.
- Das lokale Wissen aller Betroffenen fliesst in die Gestaltung der Meetings ein, was direkt die Motivation und das Engagement in den Meetings erhöht.
Sie erhalten folgende Ergebnisse
- Übersicht, welche Meetings bleiben, welche Meetings nicht mehr nötig sind
- Wenn Meetings verändert werden sollen: klar definierter Fokus, klar definierter Teilnehmerkreis, nutzenbasierter Zeitslot
- Effektives Zusammenspiel des Informationsflusses über die ganze Organisation hinweg
- Klarheit bei allen Teilnehmenden über den Fokus jedes Meetings, gemeinsame Verantwortung für die Kommunikationsprozesse
Workshop 3: Effektive Meeting-Gestaltung (evtl. Follow-up zu Workshop 2)
Zielgruppe: Meeting-Verantwortliche wie Führungskräfte, TeamleiterInnen, ProjektleiterInnen, Scrum Master, Teams
Zeitbedarf: 1 Tag für Gruppe, 3h für Einzelcoaching
Fokus
- Bestehende Meetings in ihrem Ablauf attraktiv und zielführend gestalten
- Partizipation und Engagement fördern
- Umgang mit Zeitknappheit
- Bewährte Techniken für Entscheidungsfindung, Ideengeneration, Kollaboration ausprobieren
Sie erhalten folgende Ergebnisse
- Von Ihnen organisierte Meetings sind hinsichtlich Zeitaufwand/Ertrag optimiert
- Meetings sind neu gestaltet, so dass diese für die Teilnehmenden in ihrem Nutzen transparent sind und diese zu Beiträgen motivieren.
- Praxisnahe, auf Sie zugeschnittene und direkt umsetzbare Inputs zu Techniken und Tools