Meetings provide the first, the most frequently repeated, and the most pervasive opportunity we have to walk our talk. […] If how we speak to our coworkers and our customers during meetings doesn’t match up with the values poster up on the wall, everyone can see that our organization lacks integrity.
J. Elise Keith, «Where the Action is»
Typische Situationen zur Überarbeitung von Meetings
Sam ist seit kurzem Führungskraft. Jetzt platzt ihre Agenda aus allen Nähten – Meetings mit Vorgesetzten, Projektleiterinnen, Kunden, Mitarbeitenden und Experten schlucken jede Minute Zeit, die sie sich doch für strategische Aufgaben reservieren wollte. Oft muss sie während der Meetings am Laptop noch Mails bearbeiten – und auch so kann sie selten vor sieben Uhr Feierabend machen. Wie bekommt Sam die Kontrolle über ihre Agenda zurück?
David wünscht sich, dass seine Mitarbeitenden sich etwas mehr engagieren und Verantwortung übernehmen. In Meetings ist er oft der einzige der spricht: Ziele vorstellen, Entscheide kommunizieren, Woche planen. Gerne möchte er, dass sich die Mitarbeitenden in den Meetings mehr beteiligen, Vorschläge einbringen, kritische Fragen stellen oder sich am Finden von Lösungen konstruktiv beteiligen. Wie kann er sein Team dazu motivieren?
In Michelles Organisation läuft es rund, aber die Führungskräfte sind am Limit. Immer wieder hört sie, dass es einfach zuviele Meetings gibt und dass die eigentliche Arbeit nach Feierabend erledigt werden muss. Wie kann Michelle die Meetings ihrer Organisation «entschlacken», so dass die Führungskräfte entlastet und die Informationsflüsse seitwärts, nach oben und unten effizienter werden?
Sie wünschen sich
- Eine effiziente Nutzung der Zeit, welche in Meetings verbracht wird?
- Mitarbeitende, welche sich in den Meetings einbringen, weil sie wissen, dass ihre Beiträge auch Wirkung entfalten?
- Eine Schärfung der bestehenden Meetings, so dass sich aus den bestehenden Informationsformaten wieder ein sinnvoll zusammenspielendes Ganzes ergibt?
- Eine Entschlackung ihrer Agenda, so dass sie mehr Zeit für strategische oder operative Aufgaben finden?
- Meetings, in welchen eine positive Organisationskultur gelebt wird und welche die Werte ihrer Organisation reflektieren?
- Impulse, um mit neuen Formaten die Beteiligung oder das Engagement von Mitarbeitenden in Meetings zu fördern?
Mein Angebot im Bereich «Überarbeitung von Meetings»
Workshop 1: Meetings-Cleanup & Analyse
Zielgruppe: Führungskräfte, Teams, Organisationen
Zeitbedarf: 2h für Einzelcoaching, Halbtag für Team/Organisation
Fokus:
- Platz in der Agenda freimachen
- Analyse, welche Meetings bleiben, welche Meetings nicht mehr nötig sind, welche Meetings verändert werden sollen
- Welche Meetings sollen vor Ort bleiben, welche können wir remote abhalten?
Welche Meetings gibt es in Ihrer Organisation momentan? Was sind die Ideen und Zielsetzungen dahinter? Welchen Nutzen im Verhältnis zum Aufwand hat jedes einzelne Meeting für Sie? Gibt es Meetings, an denen Sie möglicherweise nicht teilnehmen müssen? Lassen sich gewisse Ziele effizienter erreichen als mit einem Meeting? Diese und weitere Fragen helfen dabei, die Ausgangslage für eine Reorganisation der Meetings zu schaff
Workshop 2: Effektive Meetings-Konzeption auf Organisationsebene
Zielgruppe: Teams, Organisationen
Zeitbedarf: Halbtag bis Ganztag
Fokus:
- Meetings miteinander koordinieren
- Zielsetzung der Meetings mit Blick aufs Ganze schärfen
- Rollen und Erwartungen klären
- Meeting-Cleanup-Prozess etablieren
Schärfen Sie die Zielsetzung der bestehenden Meetings in Ihrem Team oder Ihrer Organisation: Wie balanciere ich das Bedürfnis nach sozialem Austausch mit den Bedürfnissen der Organisation? Wie transportieren wir die Unternehmenswerte in der Gestaltung unserer Meetings?
Worum geht es bei einem Meeting genau, handelt es sich um ein operatives Meeting oder um die Weiterentwicklung der Organisation (Arbeit im System oder Arbeit am System)?
Legen Sie auch die Kriterien fest, nach denen Sie entscheiden, wie in Zukunft neue Meetings festgelegt werden können oder nicht mehr stattfinden sollen.
Workshop 3: Effektive Meeting-Gestaltung
Zielgruppe: Meeting-Verantwortliche wie Führungskräfte, TeamleiterInnen, ProjektleiterInnen, Scrum Master, Teams
Zeitbedarf: 1 Tag
Fokus:
- Gestaltung und die Moderation der einzelnen Meetings
- Bestehende Meetings attraktiver machen
- Partizipation und Engagement fördern
- Zeitmanagement
- Remote oder On-Site?
- Techniken für Entscheidungsfindung, Ideengeneration, Kollaboration
Wie nutzen Sie die Meeting-Gestaltung für die tägliche Teamentwicklung? Mit welchen Techniken erreichen Sie die Meeting-Ziele effizient? Welche Kniffe und Methoden gibt es, ein Meeting effizient zu moderieren? Welche Struktur ist für welches Meeting vorteilhaft? Soll ich einen Check-In oder einen Wrap-Up machen? Was gilt bei der Gestaltung von Online-Meetings?
Hier gibt es zahlreiche Inspirationen aus der Agilität (Soziokratie, Kanban, Scrum), aber auch Formate wie Liberating Structures.