Meetings provide the first, the most frequently repeated, and the most pervasive opportunity we have to walk our talk. […] If how we speak to our coworkers and our customers during meetings doesn’t match up with the values poster up on the wall, everyone can see that our organization lacks integrity.
J. Elise Keith, «Where the Action is»
Typical Situation to Overhaul Your Meetings
«ÜbervOLLE AGENDA»
Sam has recently become a manager. Now her agenda is bursting at the seams – meetings with line managers, project leaders, clients, staff and experts are taking up every minute of the time she had intended to set aside for strategic tasks. She often has to deal with emails on her laptop during meetings – and even so, she rarely manages to finish work before seven o’clock. How can Sam regain control of her agenda?
«ZU WENIG MITDENKEN»
David would like his staff to show a little more commitment and take on more responsibility. In meetings, he is often the only one who speaks: setting out objectives, communicating decisions, planning the week. He would like his staff to participate more in meetings, put forward suggestions, ask critical questions or contribute constructively to finding solutions. How can he motivate his team to do this?
«InFORMATIONSFLUSS OPTIMIEREN»
Things are running smoothly in Michelle’s organisation, but the managers are at their breaking point. Time and again, she hears that there are simply too many meetings and that the actual work has to be done after hours. How can Michelle ‘streamline’ the meetings in her organisation so that the managers’ workload is reduced and the flow of information horizontally, upwards and downwards becomes more efficient?
Your Goal is
- Making efficient use of the time spent in meetings?
- Staff who actively participate in meetings because they know their contributions will make a difference?
- Streamlining existing meetings so that the current information formats come together to form a coherent whole?
- A de-cluttering of your agenda so that you can find more time for strategic or operational tasks?
- Meetings in which a positive organisational culture is practised and which reflect your organisation’s values?
- Ideas for using new formats to encourage staff participation or engagement in meetings?
My Offer for Effective Meetings
Workshop 1: Platz in der Agenda schaffen
Target Group: Führungskräfte, kleinere Teams
Duration: 2h für Einzelcoaching, Halbtag für Team
Focus
- Analyse aller momentan bestehenden Meetings in der Agenda in Hinblick auf Nutzen (Return-On-Time-Invested)
- Verborgener Nutzen (Soziales, kulturelle Botschaften, ungeschriebene Regeln…) im Auge behalten
- Ausloten des Handlungsspielraums und Ableitung von nächsten Schritten
Sie erhalten folgende Ergebnisse
- Eine Übersicht, welche Meetings in ihrer Agenda aus ihrer Sicht für welchen Zweck nötig und sinnvoll sind
- Konkrete Ideen, wie sie den Nutzen dieser Meetings maximieren können
- Gemeinsam erarbeitete Vorschläge, die Sie entweder direkt umsetzen oder mit denen Sie auf MeetingorganisatorInnen zugehen können
Workshop 2: Re-orchestrating Your Organization's Meetings
Target Group: Teams, Organizations
Duration: Halbtag bis Ganztag, je nach Anzahl Meetings
Focus
- Zielsetzung der Meetings mit Blick auf den Zweck der Organisation schärfen (Meta-Ebene)
- Rollen und gegenseitig Erwartungen für jedes Meeting klären
Vorgehen
- Durch meinen Blick von aussen stelle ich Ihnen Fragen, die das «Selbstverständliche» challengen und neue Möglichkeiten aufdecken.
- Das lokale Wissen aller Betroffenen fliesst in die Gestaltung der Meetings ein, was direkt die Motivation und das Engagement in den Meetings erhöht.
Sie erhalten folgende Ergebnisse
- Übersicht, welche Meetings bleiben, welche Meetings nicht mehr nötig sind
- Wenn Meetings verändert werden sollen: klar definierter Fokus, klar definierter Teilnehmerkreis, nutzenbasierter Zeitslot
- Effektives Zusammenspiel des Informationsflusses über die ganze Organisation hinweg
- Klarheit bei allen Teilnehmenden über den Fokus jedes Meetings, gemeinsame Verantwortung für die Kommunikationsprozesse
Workshop 3: Effektive Meeting-Gestaltung (evtl. Follow-up zu Workshop 2)
Target Group: Meeting sponsors like managers, team leads, project leads, Scrum masters or teams as a whole
Duration: 1 Tag für Gruppe, 3h für Einzelcoaching
Focus
- Bestehende Meetings in ihrem Ablauf attraktiv und zielführend gestalten
- Foster participation and commitment
- Umgang mit Zeitknappheit
- Bewährte Techniken für Entscheidungsfindung, Ideengeneration, Kollaboration ausprobieren
Sie erhalten folgende Ergebnisse
- Von Ihnen organisierte Meetings sind hinsichtlich Zeitaufwand/Ertrag optimiert
- Meetings sind neu gestaltet, so dass diese für die Teilnehmenden in ihrem Nutzen transparent sind und diese zu Beiträgen motivieren.
- Praxisnahe, auf Sie zugeschnittene und direkt umsetzbare Inputs zu Techniken und Tools