Viele Transformationen lassen sich rein intern planen und begleiten. Die strategische Arbeit am System gehört zu den Aufgaben jeder Führung. Auch wenn bei den vielen operativen Aufgaben selten genug Zeit dafür bleibt, ganz delegieren lässt sie sich ohnehin nicht. Also doch am besten selbst machen? Doch das Argument von Kosten und Zeit greift zu kurz. Wann ist externe Organisationsentwicklungs-Expertise bei einer angestrebten Veränderung von deutlichem Mehrwert? Hier ein kurzer Leitfaden für Führungskräfte und EntscheiderInnen.
1. Keine internen Ressourcen für eine Begleitung vorhanden
Welche internen Ressourcen können Veränderungen in Unternehmen begleiten? In der Regel sind verschiedene Rollen involviert – letztlich entscheidet immer die Führung über Veränderung. Führungskräfte oder interne Organisationsentwicklerinnen (z.B. aus dem HR) können auch Workshops mit Teams zur Prozessoptimierung durchführen, Konflikte in Teams schlichten, Organigramme umorganisieren, Strategieworkshops durchführen. Manchmal braucht jedoch schon die Vorbereitung eines solchen Formats viel Zeit, die gerade intern nicht vorhanden ist. Oder aber es fehlt die Erfahrung zur Moderation solcher Formate. Hier kann externe Beratung entlasten. Nicht zu unterschätzen ist auch die Doppelrolle Führungskraft – Veränderungsbegleiterin bzw. HR-Fachperson – Veränderungsbegleiter, welche zu Unsicherheiten bei WorkshopteilnehmerInnen führen kann.
2. Externe Expertise bringt Neutralität (bei Konflikten, politischen Themen etc.)
Sind die Führungskräfte selbst Teil der angestrebten Veränderung oder möchten sich als Teilnehmende inhaltlich einbringen, sind sie für die Begleitung nicht mehr optimal geeignet. Schnell kommt sonst bei Menschen mit anderen Ansichten der Verdacht auf, dass die begleitende Person einfach ihre eigenen Ideen besser durchsetzen will. Besonders klar wird dies bei zwischenmenschlichen Konflikten. Manchmal ist aber auch bereits die Frage politisch, wie das zukünftige Organigramm aussehen soll oder welche Strategie sich das Unternehmen für die nächsten drei Jahre gibt. Bei allen Workshops mit Zukunftsperspektive kann es sehr hilfreich sein, wenn der Moderator oder die Moderatorin keine Ahnung hat, was eine «dumme Idee» sein könnte oder was alles unter «schon versucht, hat nicht funktioniert» bekannt ist. So können Ideen freier und ohne Angst exploriert werden.
3. Mehr als ein Wesenselement einer Organisation betroffen (z.B. Strategie und Identität)
Je komplexer eine Veränderung ist, desto unüberschaubarer wird es, damit umzugehen und auf ein konkretes Ziel hin zu planen. Um dieses Komplexität abzuschätzen, kann das «Modell der 7 Wesenselemente» eine erste Orientierung geben: Identität, Strategie, Prozesse, Struktur, Menschen, Funktionen, Ressourcen – was ist betroffen?. Eine professionelle, externe Veränderungsbegleitung fragt diese nicht nur ab. Sie stellt sicher, dass die Organisation nicht nur vordergründig an einem Ziel arbeitet und weist auf die Wechselwirkungen verschiedener Elemente hin. Wenn ich mir eine «Unternehmenskultur auf Augenhöhe» wünsche, dann ist mein Ziel zwar vordergründig im Bereich der «Menschen», des Unternehmensklimas. Daran zu arbeiten macht jedoch wenig Sinn, wenn die Identität des Unternehmens, so wie es bisher war, dieses nicht ermöglicht oder eine aggressive Wachstumsstrategie dieser Kultur täglich entgegenwirkt. Um diese Fragen zu stellen und die Veränderung ganzheitlich und nachhaltig zu planen, ist eine «Metaposition» ausserhalb des Unternehmens hilfreich.
4. Externe Expertise hilft, wenn die angestrebte Veränderung auch eine neue Denkweise («Mindset Change») braucht
Manche Veränderungsziele brauchen zwingend eine Veränderung der Handlungslogik in der Organisation. So zum Beispiel am Übergang vom Startup zum ausdifferenzierten Unternehmen: Hier sind nicht mehr die einzelnen Persönlichkeiten im Fokus, sondern man wünscht vermehrt nach klaren Prozessen zu arbeiten. Manche Unternehmen mit eher differenzierten Prozessen wünschen sich hingegen eine «agilere» Arbeitsweise zurück, in der die Kundenorientierung im Fokus steht.
Begleitet man solche Transformationen rein intern, besteht die Gefahr, dass sie nur nach dem alten Muster organisiert und geplant werden. Dann ist das Resultat entweder nicht nachhaltig oder sieht nur so aus, als hätte man tatsächlich eine neue Denkweise etabliert (z.B. auf dem Papier alles agilisierte Prozesse, doch in der Realität einfach noch ein paar komplizierte Prozesse und Rollen mehr als vorher). Dies beschreibt schon die altbekannte Weisheit «Culture eats Strategy for Breakfast«: Die Kultur eines Unternehmens ist so mächtig, dass sie aus sich selbst heraus schlecht verändert werden kann.
5. Externe Begleitung bei «Do different things» eher als «Do things differently»
Das letzte Entscheidungskriterium für externe Expertise oder rein interne Begleitung ist das strategische Ausmass. Jede Veränderung kann man in drei Kategorien einteilen:
- Do things better (Verbesserung): Die Prozesse bleiben grundsätzlich bestehen, werden aber effizienter gemacht.
- Do things differently (Innovation): Die Prozesse an sich werden verändert. Hier ist neben der Veränderung zwingend auch das Lernen und die Information zu organisieren. Der menschliche Faktor ist schon hier nicht zu unterschätzen und sollte mitgedacht werden (Widerstand).
- Do other things (Transformation): Nicht nur die Prozesse, sondern ihre Produkte oder Dienstleistungen verändern sich. Damit wird die Strategie des Unternehmens und manchmal sogar das Selbstverständnis (die Identität) tangiert. Ein umfassender Kulturwandel ist nötig, das Unternehmen «erfindet sich neu» (siehe auch Punkt 4).
Ab Stufe 2 zahlt sich eine externe Begleitung aus, um nachhaltige Resultate zu erzielen. Bei Stufe 3 ist nicht nur eine Prozessbegleitung (Organisationentwicklung), sondern oft auch Fachexpertise (strategische Beratung) hilfreich.
Dies sind – grob zusammengefasst – fünf Kriterien, die Ihnen helfen könnten, eine Entscheidung zu treffen. Mit «Begleitung» ist dabei noch nicht definiert, wie gross ein solches Engagement sein soll. Haben Sie eine weitere Frage? Gerne können wir telefonisch besprechen, in welchem Umfang externe Begleitung für Sie sinnvoll sein könnte (078 766 61 39).